Politique de Confidentialité

Introduction

Collect Memories (marque de Barracud'Apps, exploitée par Pierre LAMOTTE) accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente Politique de Confidentialité vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.

1. Responsable du traitement des données

Identité du responsable :

• Dénomination commerciale : Collect Memories (marque de Barracud'Apps)
• Exploitant : Pierre LAMOTTE
• Statut : Indépendant à titre principal (personne physique)
• Adresse : Rue de la Station 290, 5621 Morialmé, Belgique
• Numéro d'entreprise : BE0786897157
• Email : contact@collect-memories.be
• N° TVA : BE0786897157

Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Pour le moment, aucun DPO n'est désigné (non obligatoire pour les petites structures).
Pour toute question relative à la protection de vos données : contact@collect-memories.be

2. Données personnelles collectées

Nous collectons différentes catégories de données selon vos interactions avec nos services :

2.1 Navigation sur le site web

Données collectées automatiquement :

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Provenance (site référent)
• Date et heure de connexion

Base légale : Intérêt légitime (statistiques de fréquentation, sécurité du site)

Durée de conservation : 13 mois maximum

2.2 Formulaire de contact / Demande de devis

Données collectées :

• Nom et prénom
• Email
• Téléphone (optionnel)
• Message / Description de votre projet

Base légale : Consentement (case à cocher) et exécution de mesures précontractuelles

Durée de conservation :

• Si pas de commande : 3 ans à compter du dernier contact
• Si commande : voir 2.3

2.3 Commande d'une prestation de collecte de mémoires

2.3.1 Données du Client commanditaire

Données collectées :

• Identité : nom, prénom, date de naissance
• Coordonnées : adresse postale, email, téléphone
• Données de paiement : coordonnées bancaires (si virement), données carte bancaire (via plateforme sécurisée tierce)
• Données de facturation : numéro d'entreprise, numéro TVA (si professionnel)

Base légale : Exécution du contrat de prestation de services

Durée de conservation :

• Pendant la durée de la prestation
• 10 ans après la fin de la prestation (obligations comptables et fiscales belges)

2.3.2 Données de la Personne Interrogée

Données collectées :

• Identité : nom, prénom, date et lieu de naissance
• Coordonnées : adresse, email, téléphone
• Enregistrements audiovisuels : vidéos et audios de séances
• Récit de vie : souvenirs, parcours, expériences
• Données potentiellement sensibles (selon le récit) :
  • Données de santé
  • Opinions politiques, religieuses, philosophiques
  • Origine ethnique
  • Vie sexuelle
  • Données biométriques (voix, image)

Base légale : Consentement explicite de la Personne Interrogée (formulaire spécifique signé)

Durée de conservation par Collect Memories :

• Pendant la durée de la prestation (3 à 6 mois généralement)
• Jusqu'à 30 jours après livraison des fichiers au Client
• Puis destruction complète de tous les enregistrements et fichiers

Durée de conservation par le Client : Conservation indéterminée (archivage familial privé)

2.4 Cookies et traceurs

Cookies utilisés :

• Cookies techniques (obligatoires pour le fonctionnement du site) : session, sécurité
• Cookies analytiques (statistiques anonymes) : Google Analytics ou alternative respectueuse de la vie privée (Matomo, Plausible)

Cookies NON utilisés :

• Cookies publicitaires
• Cookies de réseaux sociaux (sauf si vous partagez volontairement du contenu)

Gestion des cookies : Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels via la bannière de consentement lors de votre première visite.

Vous pouvez également gérer vos préférences à tout moment via les paramètres de votre navigateur.

Durée de conservation : 13 mois maximum

3. Finalités du traitement

Vos données sont collectées et utilisées pour les finalités suivantes :

Nous n'utilisons JAMAIS vos données à des fins publicitaires tierces ou de revente.

4. Destinataires des données

Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants, dans le strict cadre de la prestation :

4.1 Destinataires internes

• Pierre LAMOTTE (agent bureau, responsable traitement)
• Agent(s) terrain de Collect Memories

4.2 Prestataires externes (sous-traitants)

Garanties :

• Tous nos sous-traitants sont liés par des engagements de confidentialité
• Les transferts hors UE (ex: Anthropic) sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne

4.3 Autorités légales

En cas d'obligation légale, vos données peuvent être transmises aux autorités compétentes (police, justice, administration fiscale).

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données à des tiers.

5. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

5.1 Mesures techniques

• Chiffrement HTTPS sur le site web (certificat SSL)
• Stockage hors réseau des enregistrements vidéo/audio (disques durs externes sécurisés)
• Aucun stockage des enregistrements dans le cloud ou en ligne
• Sauvegardes régulières sur supports distincts
• Contrôle d'accès : seuls les agents autorisés ont accès aux données
• Mots de passe robustes et authentification forte

5.2 Mesures organisationnelles

• Sensibilisation des agents à la protection des données
• Engagement de confidentialité signé par les agents
• Protocoles de destruction sécurisée des données (effacement définitif)
• Limitation de l'accès aux données au strict nécessaire

5.3 En cas de violation de données

En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

• Notifier l'Autorité de Protection des Données belge dans les 72 heures
• Vous informer directement si le risque est élevé
• Prendre toutes les mesures pour limiter les conséquences

6. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

6.1 Droit d'accès (Art. 15 RGPD)

Vous pouvez demander à accéder à toutes les données personnelles vous concernant.

Nous vous fournirons une copie gratuite (première demande) sous format électronique.

6.2 Droit de rectification (Art. 16 RGPD)

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

6.3 Droit à l'effacement / Droit à l'oubli (Art. 17 RGPD)

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :

• Retrait de votre consentement
• Données non nécessaires au regard des finalités
• Opposition légitime au traitement
• Traitement illicite

Exceptions : Obligations légales de conservation (factures : 10 ans)

6.4 Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD)

Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données, notamment pendant la vérification de l'exactitude des données ou l'examen de votre opposition.

6.5 Droit d'opposition (Art. 21 RGPD)

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière (lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime).

Opposition marketing : Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données à des fins de marketing (newsletter) via le lien de désinscription dans les emails.

6.6 Droit à la portabilité (Art. 20 RGPD)

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

6.7 Droit de retirer votre consentement (Art. 7 RGPD)

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

⚠️ Pour la Personne Interrogée : Le retrait du consentement entraîne l'arrêt du projet et la destruction de tous les enregistrements.

6.8 Droit de définir des directives post-mortem (Art. 85 RGPD belge)

Vous pouvez définir des instructions relatives à la conservation, l'effacement ou la communication de vos données après votre décès.

7. Comment exercer vos droits ?

7.1 Demande par email ou courrier

Email : contact@collect-memories.be (privilégié)

Courrier postal :
Collect Memories - Barracud'Apps
À l'attention de Pierre LAMOTTE
Rue de la Station 290
5621 Morialmé, Belgique

7.2 Informations à fournir

Pour traiter votre demande, merci de préciser :

• Votre identité (nom, prénom, email utilisé)
• Le droit que vous souhaitez exercer
• Une copie d'une pièce d'identité (pour éviter toute usurpation)

7.3 Délai de réponse

Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours à compter de la réception de votre demande.

Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de demande complexe (vous en serez informé).

7.4 Gratuité

L'exercice de vos droits est gratuit (première demande).

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, nous pourrons facturer des frais raisonnables ou refuser de donner suite.

8. Droit de réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :

Autorité de Protection des Données (APD)

• Adresse : Rue de la Presse, 35 - 1000 Bruxelles, Belgique
• Site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
• Email : contact@apd-gba.be
• Téléphone : +32 2 274 48 00

Vous pouvez également vous adresser à l'autorité de contrôle de votre pays de résidence (si hors Belgique).

9. Transferts de données hors UE

Certains de nos prestataires peuvent être situés en dehors de l'Union Européenne (ex: Anthropic pour l'IA, basé aux USA).

9.1 Garanties

Les transferts hors UE sont encadrés par :

• Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne
• Vérification de l'adéquation du niveau de protection dans le pays tiers
• Mesures de sécurité techniques supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation)

9.2 Transparence

Nous vous informons préalablement de tout transfert hors UE dans le cadre de la prestation.

10. Durées de conservation

11. Mineurs

Nos services s'adressent aux personnes majeures (18 ans et plus).

Si nous découvrons que nous avons collecté par inadvertance des données d'un mineur sans consentement parental, nous les supprimerons immédiatement.

Exception : Si un mineur (>13 ans) est la Personne Interrogée, le consentement de son représentant légal est obligatoire.

12. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment, notamment pour :

• Se conformer à de nouvelles obligations légales
• Améliorer nos pratiques de protection des données
• Refléter des évolutions de nos services

Notification des modifications :

• La date de "Dernière mise à jour" en haut de ce document sera modifiée
• Les modifications importantes vous seront notifiées par email (si nous avons votre adresse)
• L'ancienne version sera archivée et disponible sur demande

Vous êtes invité(e) à consulter régulièrement cette page.

13. Cookies - Informations détaillées

13.1 Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement)

Ces cookies ne peuvent être désactivés sans compromettre le fonctionnement du site.

13.2 Cookies analytiques (soumis à consentement)

Ces cookies nous permettent de :

• Mesurer l'audience du site
• Comprendre le parcours des visiteurs
• Améliorer le contenu et la navigation

Anonymisation : Les adresses IP sont anonymisées.

Opt-out : Vous pouvez refuser ces cookies via la bannière ou vos paramètres navigateur.

13.3 Gestion des cookies

Accepter/Refuser lors de votre visite :
Une bannière vous permet de choisir lors de votre première visite.

Modifier vos préférences :
Vous pouvez les modifier à tout moment via [lien "Gestion des cookies" dans le footer].

Suppression via votre navigateur :

• Chrome : Paramètres > Confidentialité et sécurité > Cookies
• Firefox : Paramètres > Vie privée et sécurité > Cookies
• Safari : Préférences > Confidentialité > Gérer les données de sites web

14. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites web tiers (ex: réseaux sociaux, partenaires).

Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites tiers.

Nous vous encourageons à lire leurs propres politiques de confidentialité.

15. Questions et contact

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :

Email : contact@collect-memories.be

Courrier postal :
Collect Memories - Barracud'Apps
Pierre LAMOTTE
Rue de la Station 290
5621 Morialmé, Belgique

Nous nous engageons à répondre dans les meilleurs délais.

16. Glossaire RGPD

• Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : Toute opération sur des données (collecte, enregistrement, stockage, modification, consultation, utilisation, transmission, effacement, etc.).
• Responsable de traitement : Entité qui détermine les finalités et moyens du traitement (Collect Memories).
• Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable (ex: hébergeur, IA).
• Consentement : Manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque.
• Données sensibles : Données révélant l'origine ethnique, les opinions politiques/religieuses, la santé, la vie sexuelle, les données biométriques, etc. (nécessitent un consentement explicite).